Werken met ticketing systeem?

[Sven]

Ik heb net een tijdje zitten heen-en-weren met een bedrijf via een ticketing systeem.
Dat bevalt me eigenlijk een heel stuk beter dan emailen en ik wil opnieuw overwegen het zelf te gaan gebruiken.

Heeft een van jullie ervaring in het gebruik van een dergelijk systeem?

Welke voors en tegens loop je tegen aan?

[keesfrees]

Interessant maar verklaar u nader ayb.
Ik heb wel een vermoeden, een eigen berichten dienst van dat bedrijf ipv email met alle nadelen.
Wegens die nadelen en de drang om "modern" te doen gaan vele bedrijven over op berichten diensten in de verre waar we geen controle over hebben als het er op aan komt.
En als dat de enige manier is dan houdt het voor mij op.

Wat ik een mooie tussen oplossing vind, in eerste instantie vul je een formuliertje in op de website, dan komt die tekst in een email naar je toe met een uniek kenmerk/nummer in het onderwerp en dan kun je verder per email communiceren.

[DaBit]

Wij gebruiken het ook op het werk (Jira). Als ik even mijn afkeer van Jira opzij zet is het opzich vrij handig; alle informatie in text/plaatjes/meetresultaten/etc. vorm blijft mooi bij elkaar en het is makkelijk toewijzen aan een engineer.

[Kjelt]

Wat bedoel je precies met ticketing systeem Sven?
Jira wat Bart hierboven aanhaalt gebruik ik op mijn werk en vorige werk al tien jaar maar ik zie niet in waarom een eenmansbedrijf dat zou willen ?
Dat is mooi als je tientallen werknemers hebt zodat je kunt kijken wat de doorstroom is , waar het oponthoud zit dat soort statistieken die je er uit kunt halen. Ook de status wat er nog moet gebeuren voor je (deel) stuk helemaal af is.
Maar als documentatie of achteraf zoeken is het drie keer bagger (in mijn ervaring).
We hebben dan ook 400 tickets per maand met de club en als je dan drie jaar bezig bent ga maar lekker zoeken.

Dus wat is je doel wat je er mee wilt bereiken, daar zou ik eens beginnen.

[keesfrees]

A ! nu heb ik een zoekterm.
Even "wat" informatie gevonden, verder ben ik nog niet.

https://en.wikipedia.org/wiki/Compariso ... ng_systems
https://alternativeto.net/software/jira/about/

Keus genoeg :/

[hainjedaf]

ik heb eind vorige eeuw met Marval gewerkt op de helpdesk van toen een grote supermarktketen.

Het voordeel:
-alle informatie snel en overzichtelijk bij de hand
-terug kunnen kijken of klant eerder al geholpen is
-terug kunnen kijken of problemen zich herhaald voordoen.
-terug kunnen kijken welke oplossingen zijn toegepast met welk succes.
en alle verdere beleids- en bedrijfsmatige kennis die je er verder uit kan peuren.

Het probleem van elk ticketing systeem is de kwaliteit van de gebruikers.
Als je niet consequent en duidelijk loggings maakt en gegevens update,
is het net zo zinloos als elk ander systeem.

Trash in --> Trash out

In ons geval was het systeem redelijk waterdicht en slechts op hele specifieke problemen
ging het mank.

[Sven]

Dank mannen voor de info.

Mijn vraag komt voort uit een serie puzzelstukjes dus ik heb het nog niet op een rijtje. Maar dit speelt er mee:

- Ik heb weinig tijd voor email, werkplaats werk gaat vaak voor.
- Het kost me moeite de email taken op een rijtje te houden en met goede structuur te antwoorden
- Klanten brengen vaak ruis in door het weglaten van eerdere info, dat komt dan op mij te rusten om die structuur vast te houden. Misschien dat dat met een beter systeem makkelijker lukt...
- De vragen die uit de email komen zou ik graag beter in een web based naslagwerk verwerken. Vanuit email kost me dat veel moeite.
- In de basis zou dit misschien ook via een forum kunnen, dat zit al in de website en de klant heeft sowieso al een inlog.
- Maarrrr, veel van mijn klanten zijn niet heel erg website minded en willen dat misschien niet aangaan. Een optie om email te sturen die dan "als vanzelf" in een ander systeem terecht komt is dan misschien beter geschikt.
- Ik gebruik dolibarr as crm systeem, daar zit standaard een ticketing systeem in, alleen is daar geen documentatie van...
- Dolibarr kan ook emails uitlezen, alleen heb ik dat nog niet werkend gekregen, ook wegens gebrek aan documentatie. (open source he, en ook nog Frans...)

Zomaar wat gedachten.

[serum]

Klinkt mij vooral in de oren alsof je wat strakkere procedures moet handhaven voor het aannemen van een klus. Ik weet natuurlijk niet hoeveel opdrachten je per dag te verwerken hebt.

Het is niet verplicht om ad hoc je email te beantwoorden. Kan ook prima op een tijd dat je wel gelegen komt.

Wanneer ik afspraken maak met een klant per WhatsApp of/en email voor complexere klussen heb ik mij de gewoonte aangeleerd een mapje te maken. Ik zet de steekwoorden van de afspraken/wensen in een tekstbestandje, plaats evt foto's in dat mapje en dat is mijn naslagwerk met de foto's van de metingen op locatie. Als ik 30 complexere opdrachten per maand zou hebben en 5 man personeel die ook op de hoogte moeten zijn zou ik gaan nadenken over een ticketing al dan niet gecombineerd met een crm systeem..

[Pouln]

Klinkt toch alsof je een CRM systeem wil (dat wel functioneert).
Misschien kan je beter onderzoeken of je simpel naar een ander CRM systeem kan overstappen dat wel goede documentatie heeft. Beetje CRM systeem brengt alle (email) verkeer met een klant samen in een historisch overzicht. Zijn er telefoontjes oid tussendoor, tsja dan moet je de discipline hebben om die ook voldoende goed vast te leggen.